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comment les entreprises doivent-elles s'y prendre ?
La littérature sur la manière dont les entreprises ont basculé dans le télétravail en mars est déjà relativement complète. Surtout notre propre expérience d’opérateur au service de 4600 clients, nous a montré que tout cela a été géré dans l’urgence et de manière souvent « bricolée ». Il n’y a aucune critique derrière ces propos, c’est un simple constat.
On ne compte pas en effet le nombre de clients pour lesquels la solution de télétravail s’est cantonnée à des renvois de lignes vers les téléphones mobiles pro ou perso des employés.
le rôle des dsi : enjeux stratégiques pour assurer la continuité de l'activité
Au-delà de l’assignation à résidence 24/24 c’est donc à un télétravail dans la pénibilité auquel nous avons assisté avec des entreprises qui n’étaient pas prêtes et des utilisateurs qui faisaient avec les moyens du bord. Et, si les DSI n’ont pas démérité pendant cette période en faisant feu de tout bois, le fameux shadow IT a connu son heure de gloire avec la multiplication des solutions perso utilisées dans un contexte professionnel. Chacun y allait de sa solution : « pour échanger avec la Direction Marketing ça sera WhatsApp, pour chatter avec la Compta mieux vaut Skype quant à la DRH tu ne pourras les joindre que sur leur mobile ! »;
La priorité était à la continuité des activités, coûte que coûte, et on doit reconnaitre que les entreprises ont fini par y arriver…mais à un certain prix !
C’est pourquoi, avec le déconfinement les Directions Générales ont demandé à leur DSI de
mettre de l’ordre dans tout cela avec un triple objectif :
Se doter d’infrastructure et de solutions permettant un télétravail de qualité dans la durée
Sécuriser l’ensemble du dispositif car la période du confinement avait été propices aux attaques diverses et variées
Réaliser des économies d’échelle pour contribuer à « l’effort de de guerre » demandé à chaque Direction du fait des baisses de chiffres d’affaires
Une quadrature du cercle à laquelle se livrent les DSI depuis quelques mois et ce n’est pas un hasard si le marché des communication unifiées en mode cloud a été le seul à connaitre une accélération depuis le deuxième trimestre. Les investissements des entreprises dans les outils de collaboration de communications unifiées ont augmenté de 7% d’une année sur l’autre au cours du deuxième trimestre de 2020. Selon les résultats de Synergy Research, les dépenses consacrées aux solutions basées sur le cloud ont augmenté de 18% entre mars et juin, en contraste frappant avec les investissements dans les produits on premise qui ont diminué de 18%.
Chez Foliateam, nous avons constaté ce phénomène dans des proportions encore plus fortes.
Maintenir les communications et la productivité des équipes dans un monde hybride
On l’a compris : les DSI doivent trouver des moyens de maintenir les communications et la productivité dans un monde où le travail à distance est la nouvelle norme et où les bureaux sont peu peuplés. C’est un monde pour lequel les solutions hébergées et cloud sont parfaitement adaptées.
Mais, si les solutions de collaboration et de communication sont clefs, elles ne sont qu’un des éléments qui permettent aux collaborateurs de télétravailler efficacement. En effet, la multiplication des réunions en visioconférence ou audioconférences a généré de nombreux troubles auditifs chez les salariés qui se plaignent souvent de la mauvaise qualité du son ou de l’image. Les consultations pour des problèmes auditifs ont d’ailleurs fortement augmenté ces derniers mois. Or, ces problèmes ne peuvent pas forcément être imputés aux solutions de collaboration elles-mêmes. Les casques, les enceintes mises à disposition (ou pas) des salariés participent largement de leur confort. Il faut donc faire les bons choix et ne pas lésiner sur la qualité.
Le dimensionnement et la sécurisation des infrastructures qui transportent vos communications voix et visio sont également des éléments clefs d’un télétravail premium.
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Assurer l'adoption, la compréhension et l'utilisation des outils numériques mis à disposition
De surcroît, il ne faudrait pas penser que tout le monde est désormais à l’aise avec les solutions de collaboration. Si les fonctionnalités basiques sont souvent maitrisées, il y a encore de nombreux utilisateurs qui peinent pour tirer tous les bénéfices des solutions de softphonie ou de visio mise à leur disposition.
Mais alors, comment transférer un appel à un collègue, comment créer une bulle de collaboration, comment muter ou dé-muter des participants à une réunion…. Autant de questions qui ne trouvent pas toujours de réponses.
C’est d’autant plus vrai que le télétravailleur, qui est seul à son domicile, ne peut pas demander de l’aider à son voisin de bureau. Il ne faut donc pas sous-estimer l’importance de la conduite du changement et de l’accompagnement utilisateurs pour que le télétravail ne soit pas vécu comme un enfer par tous ceux qui ne sont ni geek ni digital native.
Le passage à un télétravail premium nécessite, comme pour n’importe quel projet informatique structurant, qu’on s’y attelle en respectant un certain nombre de règles : choix de la solution de collaboration, qualité des devices, fiabilité des infrastructures et conduite du changement. Mais l’enjeu est de taille car on parle de pratiques qui sont vouées à perdurer dans le temps. C’est donc la compétitivité à long terme des entreprises qui se joue avec le télétravail premium !
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